Algemene Voorwaarden 

De algemene voorwaarden & richtlijnen maken integraal deel uit van elke overeenkomst voor catering of een evenement in de meest ruime zin van het woord bij Odeveld, Kerkstraat 22, 9080 Zaffelare. 

1. Partijen 

De overeenkomst wordt opgemaakt tussen: 

1. Enerzijds, Odeveld, verder vermeld als Odeveld of de verhuurder, met zetel te Kerkstraat 22, 9080 Zaffelare en geregistreerd onder BE 0768 512 192. Bereikbaar via +32 485 53 40 99 of info@odeveld.be. 

2. Anderzijds, de Klant, zijnde de natuurlijke of rechtspersoon die de overeenkomst, offerte of bestelling ondertekent of in wiens naam ze wordt ondertekend. Een offerte of bestelling die wordt bevestigd per e-mail, wordt beschouwd als zijnde ondertekend, verder vermeld als klant. 

2. Aanvaarding algemene voorwaarden en toepasselijkheid 

De onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten die gesloten werden tussen Odeveld en de klant, evenals op alle overige rechtsbetrekkingen tussen Odeveld en de klant, inclusief bestellingen en offertes. Afwijkingen van onderhavige algemene voorwaarden zijn alleen aan Odeveld tegenstelbaar indien ze door Odeveld schriftelijk per mail worden bevestigd. De onderhavige algemene voorwaarden hebben in elk geval voorrang op deze van de klant. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing zowel indien de klant een natuurlijke of rechtspersoon is die uitsluitend voor niet-beroepsmatige doeleinden de geleverde goederen of diensten verwerft of gebruikt, als tussen ondernemingen, bij handelstransacties die leiden tot het leveren van goederen of het verstrekken van diensten in het kader van een (geheel of gedeeltelijke) zelfstandige beroepsmatige of economische activiteit. Het bevestigen van een offerte door de klant geldt als uitdrukkelijke aanvaarding van de algemene voorwaarden. 

3. Offertes 

Offertes kunnen aangevraagd worden via het aanvraagformulier op de website of via info@odeveld.be. Op basis van de door de klant gecommuniceerde informatie zal deze een vrijblijvende offerte ontvangen. Deze offerte blijft 10 dagen geldig en zal ook de gevraagde datum gedurende deze periode blokkeren voor de aanvrager van de offerte, zodat deze niet door andere personen geboekt kan worden. Indien de klant de offerte na deze periode van 10 dagen niet bevestigd heeft , wordt de datum opnieuw vrijgegeven en is deze door andere personen te boeken. Eveneens wordt de offerte geannuleerd. De aanvrager kan eventueel een nieuwe offerte aanvragen. 

Een reservatie is slechts definitief na schriftelijke bevestiging door de klant. Deze is dan ook bindend voor de klant. Wijzigingen achteraf aan de door de klant aanvaarde offerte zijn slechts mogelijk mits uitdrukkelijke toestemming van Odeveld. 

4. Prijzen 

Elke offerte/overeenkomst wordt steeds opgemaakt op basis van de door de klant verstrekte gegevens inzake locatie, tijdsindeling en aantal gasten. De prijs zal herberekend worden indien zich hier wijzigingen in voordoen. Indien na het sluiten van de overeenkomst door de klant wijzigingen worden aangebracht aan de in de overeenkomst overeengekomen gegevens inzake locatie, tijdsindeling, aantal gasten, benodigdheden… en eender welk ander gegeven, zullen deze wijzigingen mogelijks een verhoging van de in de overeenkomst afgesproken prijs met zich meebrengen. Tevens zal een verhoging van de in de overeengekomen prijs worden toegepast wanneer de klant foutieve inlichtingen heeft verstrekt aan Odeveld, o.a. meer personen, extra consumpties, … 

De prijzen vermeldt op de prijslijsten, offertes en overeenkomsten zijn, tenzij anders vermeld en behoudens voor particuliere consumenten, steeds exclusief BTW. Volgende BTW – percentages worden toegepast: 12 % op eten, 21 % op drank, 21% op accommodatie en meubilair. 

Prijzen van opdrachten blijven 3 maanden na bevestiging van de opdracht door de klant geldig. Nadien heeft Odeveld eventueel het recht om deze aan te passen aan de prijzen die op dat ogenblik van kracht zijn en dit na onvoorziene prijsstijgingen van voedingswaren en/of dranken, of bijkomende taksen en/of de uurlonen in de horeca. Deze aanpassingen zullen desgevallend gebeuren op basis van het gezondheidsindexcijfer overeenkomstig volgende formule: Basisofferteprijs x nieuw indexcijfer / aanvangsindexcijfer. Het aanvangsindexcijfer is dit van de maand voorafgaand aan de ondertekening van de overeenkomst. 

Indien vóór de datum van het evenement de BTW wijzigingen ondergaat, wordt de totale prijs in dezelfde mate aangepast. 

5. Voorschot, Facturen & betwisting 

Na ondertekening/bevestiging van de offerte, zal de klant een voorschotfactuur ontvangen voor een bedrag ter waarde van de terbeschikkingstelling van de locatie. Het saldo van de offerte wordt ten laatste 7 dagen voor het evenement vereffend. Eventuele meerkosten worden na het evenement afgerekend via een slotfactuur. Facturen dienen 10 dagen na ontvangst te worden voldaan op rekening bij vdk bank BE87 8903 9435 9894 op naam van Odeveld (Christine Hutsebaut), Kerkstraat 22, 9080 Zaffelare met vermelding van de naam van de klant en de datum van het evenement. 

Eventuele klachten m.b.t. de facturatie dienen binnen de zeven werkdagen aan Odeveld gemeld te worden en dit via mail of aangetekend schrijven. Klachten en/of geschillen, van welke aard ook, geven de klant niet het recht de nakoming van zijn verplichtingen jegens Odeveld op te schorten, noch het recht om de bestelling te annuleren. Wanneer de klacht gegrond zou zijn, zal de maximale aansprakelijkheid van Odeveld in elk geval de prijs van de dienst niet overschrijden en heeft Odeveld de keuze om indien mogelijk de gebrekkige of niet-conforme dienst aan te passen, of om de klant te vergoeden voor de door hem geleden directe schade (beperkt tot maximaal de prijs van de desbetreffende kostprijs van de dienst). 

Alle facturen die gedurende meer dan 30 dagen geheel of gedeeltelijk onbetaald blijven, geven van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op een moratoire intrest van 2% per maand op het onbetaalde bedrag. Bij gebrek aan betaling zal de factuur met 15% en met een minimum van 50 euro vermeerderd worden, dit ter forfaitaire en onherroepelijke schadeloosstelling, onverminderd bijkomende invorderingskosten. Bij facturatie van eenzelfde evenement aan verschillende partijen, zijn al deze partijen hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichting ten aanzien van de verhuurder. 

6. Definitief aantal personen 

Het definitieve aantal personen kan tot 14 dagen voor het event door de klant worden gewijzigd en dit via mail op info@odeveld.be met tegenbevestiging per mail van Odeveld, of per aangetekend schrijven met ontvangstbewijs. Odeveld zal in voorkomend geval de kostprijs voor de reservatie van extra personen bijkomend aanrekenen aan de klant. 

Indien op het evenement minder gasten opdagen dan het aantal doorgegeven aan Odeveld, zal het gereserveerde aantal aangerekend worden. De eventuele maaltijden voor de “afwezige gasten” kunnen in take-away meegegeven worden. 

Indien op het evenement meer gasten opdagen dan het aantal doorgegeven aan Odeveld, zal de kostprijs voor de extra gasten aangerekend worden aan de klant. 

7. Annuleringsvoorwaarden 

Annuleert u tot 60 dagen voor het evenement, dan wordt er 10% van het offertebedrag aangerekend. Indien u minder dan 60 dagen en meer dan of 30 dagen voor het evenement annuleert, wordt er 50% van het offertebedrag aangerekend . Annuleert u minder dan 30 dagen (of meer dan 2 weken) voor het evenement, is dit 75%. Annuleert u 2 weken (of minder) voor het evenement, dan wordt de totaalsom van de offerte integraal in rekening gebracht. Het door de klant betaalde voorschot kan door Odeveld worden verrekend met de verschuldigde annulatievergoeding. 

Odeveld behoudt zich het recht om een evenement te annuleren in die gevallen van overmacht die het onmogelijk maken om de locatie op een normale manier ter beschikking te stellen aan de klant (o.a. na brand, overstroming, vandalisme…). In dit geval heeft de klant recht op een volledige terugbetaling van het voorschot, ongeacht het tijdstip waarop de annulatie door Odeveld plaatsvindt. In geval van enige andere vorm van overmacht*, waardoor de klant zich genoodzaakt ziet het evenement te annuleren, zal het voorschot of de annuleringskosten gebruikt kunnen worden als krediet. Er kan dan in samenspraak gezocht worden naar een nieuwe datum voor het evenement. Dit krediet blijft geldig gedurende 6 maanden na de oorspronkelijke datum van het evenement. *Geldende gevallen van overmacht die kunnen worden ingeroepen door de klant zijn: maatregelen van staatswege, ongevallen, stakingen, oorlogen, terreuraanslagen, natuurrampen, epidemieën, isolaties. 

Ziekte van de klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten als geval van overmacht. 

Odeveld kan zonder enige schadevergoeding de overeenkomst van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling als ontbonden beschouwen in geval van faillissement, kennelijk onvermogen en elke andere wijziging aan de juridische of financiële toestand van de klant. Bij verlies van kredietwaardigheid (bv. faillissement, aanvraag tot gerechtelijk akkoord, staat van vereffening, schuldenregeling, e.d.m. of de dreiging hiermee) worden tevens alle nog niet vervallen facturen opeisbaar. 

Annulatie kan enkel schriftelijk gebeuren (ofwel via mail, ofwel via aangetekend schrijven gericht aan Odeveld, Kerkstraat 22, 9080 Zaffelare). Odeveld dient de goede ontvangst hiervan te bevestigen. 

8. Periode 

De huurprijs is steeds per dagdeel (4u – VM of NM), per volledige dag (9.00u – 18.00u) of per volledige dag + avond (9.00u – 22.00u). Afwijkende tijdsperiodes – alleen na toestemming van de verhuurder – worden in rekening gebracht. Indien de huurder de locatie de dag voor het evenement of na het evenement wil beschikbaar hebben voor het aanbrengen en/of verwijderen van decoratie, meubels en andere opstellingen, dan zal een forfaitaire prijs van €250 (excl. btw) per dag worden aangerekend.

9. Inbegrepen in de huurprijs 

In de huurprijs zitten steeds volgende zaken inbegrepen: 

•  Gebruik van de locatie, met inbegrip met de daartoe bestemde binnenruimte(n) en de tuin. In de tuin is er tevens een tent aanwezig, deze kan ook gebruikt worden. 
• Gebruik van de petanquebaan. Petanqueballen zijn aanwezig en kunnen door de klant gebruikt worden. 
• Een normale poetsbeurt vooraf: de lokalen en de tuin worden proper en gebruiksklaar ter beschikking gesteld. Indien sommige ruimtes bevuild zouden worden tijdens de opbouw, dan zal de reiniging ten laste zijn van de klant. 
• De reiniging na het evenement: voor het verlaten van de locatie op het afgesproken uur, dient de locatie vrij te zijn van door de klant meegebrachte materialen, signalisatie en andere hinderlijke voorwerpen. Zie punt 12. voor bijkomende voorwaarden. 
• Het gebruik van het aanwezige meubilair: 36 witte/groene stoelen, 12 zwarte fluwelen stoelen, 27 tuinstoelen, 3 picknickbanken, 7 ronde partytafels met hoes, 7 vierkante houten partytafels, 2 buitenbanken, 7 eettafels, 2 biertafels, 4 vierkante tuintafels. Indien het aanwezige meubilair niet volstaat, dan dient dit te worden bijgehuurd via Odeveld. Odeveld heeft een samenwerking met Levi Party Rental. De klant dient zijn voorkeur door te geven, waarna Odeveld de bestelling zal plaatsen en de praktische details (levering, ophaling) zal opvolgen met de leverancier. 
• Standaard decoratie: papieren servetten, papieren tafelkleed en een bloemetje op tafel. Extra decoratie kan voorzien worden tegen een meerprijs. 
• Het normaal verbruik van elektriciteit en water.
  
  • De aanwezigheid van een zaalverantwoordelijke gedurende de duurtijd van het evenement. Bij evenement waarbij bediening voorzien dient te worden, zal er extra personeel worden ingezet. Per personeelslid wordt €30/u (excl. btw) aangerekend). Bij evenementen met meer dan 30 gasten dient er sowieso extra personeel voorzien te worden. 
  • Gebruik van het sanitair blok, met inbegrip van toiletpapier, handzeep, papieren doekjes..

10. Capaciteit 

Binnen

• ODON: 30 personen zittend aan tafel, 60 personen aan staantafels, 50 personen theateropstelling. 
• EUGENE: 20 personen zittend aan tafel, 50 personen aan staantafels, 40 personen theateropstelling.
  

Buiten 

• TENT: 60 personen zittend aan tafel, 110 personen aan staantafels, 90 personen theateropstelling. 
• TUIN: 80 personen zittend aan tafel, 120 personen aan staantafels, 120 personen theateropstelling.
  

11. Catering & afname dranken 

Bij evenementen vanaf een volledige dag (of volledige dag + avond) is de klant vrij om zelf een cateraar te kiezen, dan wel om met Odeveld samen te werken voor het verzorgen van de catering. Bij evenementen die gedurende een dagdeel plaatsvinden staat Odeveld in voor de catering. In geval van catering door Odeveld, dient de klant ten laatste 14 dagen op voorhand allergieën en intoleranties door te geven. 

De gekozen cateraar dient wel steeds aan Odeveld voorgelegd te worden. Indien er met foodtrucks gewerkt wordt, dienen de afmetingen en benodigde voorzieningen van de foodtrucks steeds eerst aan Odeveld te worden voorgelegd en bevestigd door Odeveld, alvorens de klant deze kan inhuren. 

Indien gewenst kan de cateraar gedurende de dag van het evenement gebruik maken van de professionele keuken op de locatie. Deze kan bijgehuurd worden aan €350 (excl. btw) per dag. Deze prijzen gelden enkel voor het gebruik van de keuken op de dag van het evenement, waarbij de cateraar het eten voorziet voor het evenement dat die dag gepland staat. Voor het gebruik van de keuken op andere dagen gelden andere prijzen. 

Dranken worden via Odeveld afgenomen, een prijslijst met alle dranken is beschikbaar. 

12. Aankleding, decoratie & opkuis 

Standaard decoratie (papieren servetten, papieren tafellakens en een bloemetje op tafel) wordt voorzien. Tegen een meerprijs kan extra decoratie voorzien worden. Op basis van de vraag van de klant kan een voorstel worden gedaan voor aankleding met kaarsen, bloemen, vazen en andere decoratie. Het staat de klant ook vrij om zelf decoratie te voorzien. Indien de klant zelf decoratie wenst te voorzien, dient Odeveld op de hoogte te zijn van het soort decoratie/materialen dat zal gebruikt worden en op welke manier deze geïnstalleerd zal worden. Onmiddellijk na het evenement dient alle decoratie verwijderd te worden en dient de zaal of tuin in originele staat achtergelaten te worden, tenzij de klant de dag erna ook heeft gereserveerd voor de afbraak (zie 8. Periode). Het aanbrengen en verwijderen van eigen decoratie van de klant, gebeurt door de klant zelf en niet door Odeveld, tenzij anders overeengekomen. De klant is verantwoordelijk voor alle toegebrachte schade aan Odeveld. 

Het is niet toegestaan materialen aan muren, plafonds, meubilair, vloeren of in de tuin (bomen, struiken, grond,…) te bevestigen, waarbij enige beschadiging aan het gebouw of de tuin optreedt (vb. Boren, nagels, schroeven, putten, kaarsvet…). Het gebruik van confetti en dergelijke feestmaterialen zijn niet toegelaten zonder toestemming van Odeveld. Een meerprijs voor opkuis kan in dit geval aangerekend worden. 

Odeveld zorgt voor de basis opkuis. De klant dient de locatie in de staat achter te laten als waarin hij aangeboden werd. Extra afval, sigarettenpeuken en kroonkurken dienen te worden verwijderd. Er zijn asbakken beschikbaar, sigarettenpeuken dienen in deze asbakken te worden gedeponeerd. In geen geval mogen deze in de tuin gesmeten worden. Afval van eigen meegebracht materiaal moet door de klant worden meegenomen, of kan worden achtergelaten, mits een meerprijs van €20 (excl. btw) per afvalzak van 60L (incl. opkuis). 

13. Dagschema 

Om een vlot verloop van het evenement te garanderen, wordt er gevraagd steeds op voorhand een gedetailleerde dagplanning te communiceren aan Odeveld. Indien het aantal aanwezigen doorheen de dag verandert dient dit ook te worden aangegeven in de dagplanning, dit om telkens voldoende catering en dranken te kunnen voorzien. Ook een eventuele tafelindeling dient in dit overzicht te worden opgenomen. Wij vragen om deze planning te laatste 7 dagen op voorhand door te geven (via mail). Indien er toch nog last-minute wijzigingen in het schema zouden zijn, dient dit zo snel mogelijk te worden doorgegeven om het vlotte verloop van de dag te kunnen blijven garanderen. Om een vlotte organisatie te kunnen waarborgen, vragen we de klant zich te houden aan de gemaakte afspraken en tijdsplanning. 

14. Entertainment 

Odeveld voorziet in een basisinstallatie voor (achtergrond)muziek. Het gebruik hiervan is inbegrepen in de prijs. 

Het inhuren van een live band door de klant is toegestaan, mits inachtname van de volgende voorwaarden: 

• De band speelt volledig akoestisch 
• Voor 20u, met een maximale speeltijd van 1u30 
• Minstens 14 dagen op voorhand te communiceren aan Odeveld
  

Het inhuren van een DJ of live band met versterkers is niet toegelaten, tenzij Odeveld hiervoor haar uitdrukkelijke toestemming geeft. Odeveld is een locatie gelegen in woongebied, luide muziek en dansfeesten zijn dus niet mogelijk. Alle muziek die op de locatie wordt (af)gespeeld (al dan niet live), dient tegen 22u te worden beëindigd.
De klant staat als enige in voor de kosten en het regelen van de auteurs- en naburige rechten met de relevante beheersvennootschappen (bv.: SABAM bij live band), en zal Odeveld integraal vrijwaren voor alle claims van derde partijen in dit verband.
Elke andere vorm van entertainment dient vooraf besproken te worden met Odeveld.
Odeveld kan voorzien in een selectie springkastelen. De aanlevering van de desbetreffende speeltuigen is een middelenverbintenis in hoofde van Odeveld. Deze laatste distantieert zich van elk slecht functioneren of gebrek in kwaliteit. Het staat de klant vrij om de zaken vooraf, mits akkoord te controleren en desgevallend af te spreken met de leverancier. 

De klant is verantwoordelijk voor gevolgen veroorzaakt door het niet naleven van de huisregels. Bij vaststelling van geluidsoverlast door de politie zal de klant hiervoor de verantwoordelijkheid dragen. Bij het niet naleven van deze huisregels, kan Odeveld het evenement stil leggen, zonder dat zij kan worden veroordeeld tot het betalen van enige schadevergoeding. 

Indien er schade is aan de aangeleverde installaties, veroorzaakt door de klant zelf of door een van zijn gasten, dient Odeveld door de klant gevrijwaard te worden voor alle schade. 

15. Duur van het evenement 

Aangezien Odeveld gelegen is in woongebied, vragen wij de rust van onze buren te respecteren, en zijn wij dus genoodzaakt evenementen tijdig af te ronden. Evenementen zijn mogelijk tot 22:00. Dit wil zeggen dat in desbetreffend geval de bar sluit om 21:45. Ten laatste om 22:30 dient de locatie volledig ontruimd te zijn. 

16. Rookverbod 

Zoals wettelijk bepaald, geldt een algemeen rookverbod in de binnenruimtes en afgesloten tent op het domein van Odeveld. Roken is enkel toegelaten in openlucht. Sigarettenpeuken dienen te worden gedeponeerd in de daartoe bestemde asbakken. Odeveld behoudt zich het recht om bij de niet-naleving van het rookverbod de overtreders uit de locatie te verwijderen, eventueel met behulp van de hiertoe bevoegde openbare ambten. Eventuele boetes en sancties die voortvloeien uit het niet naleven van dit rookverbod door de klant en zijn gasten, zijn te zijnen laste. 

17. Veroorzaakte schade & vrijwaring 

De klant is aansprakelijk voor elke schade toegebracht aan het gebouw (binnen en buiten), tuin, terras en alle op het terrein aanwezige goederen, ingevolge een fout of onvoorzichtigheid begaan door hemzelf, een gast, of elke andere persoon die voor, na of tijdens het evenement aanwezig is of voor zijn rekening werkt. Odeveld kan daarnaast niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, brand en ongevallen die zich zouden voordoen op de parking, in het gebouw, in de tuin en op het terras. 

Daarnaast komen beide partijen overeen dat Odeveld niet verantwoordelijk kan gesteld worden voor o.m. schade aan en/of diefstal, verdwijning of beschadiging van voertuigen die zich op de parking bevinden en de hierin aanwezige voorwerpen, noch voor materiële of lichamelijke schade toegebracht aan cliënteel of derden door toedoen van zichzelf, gasten en elke andere persoon die voor, na of tijdens het evenement aanwezig is en voor de klant zijn rekening werkt. 

Verdwenen materialen, decoratie, servies, bestek, bloemen.. die eigendom zijn van Odeveld zullen aan de klant worden aangerekend. 

Behoudens een andersluidende schriftelijke overeenkomst is Odeveld niet verantwoordelijk voor materialen en producten die de klant zelf meebrengt. Indien gewenst dient de klant zelf een verzekering af te sluiten voor de materialen en producten die hij zelf meebrengt. 

18. Bezoedeling 

De inhoud en het doel van het evenement, zoals werd overeengekomen tussen de klant en Odeveld, mag in geen geval door de klant eenzijdig worden gewijzigd. Daarnaast verbindt de klant er zich toe het imago van Odeveld te vrijwaren van elke mogelijke bezoedeling, zoals o.m.: geluidshinder, vandalisme, ruzies, enzovoort. In het geval enige bezoedeling zich toch zou voordoen aan het imago van Odeveld ten gevolge van een reeds opgesomde actie door de klant of zijn gasten, is de klant een schadevergoeding verschuldigd aan Odeveld. Deze schadevergoeding zal door Odeveld worden begroot op basis van de door haar geleden schade. 

19. Brandveiligheid 

Alle in- en uitgangen naar de tuin en de zaal moeten op elk ogenblik vrij zijn. Elke vorm van decoratie dient op voorhand met Odeveld besproken te worden. Het gebruik van: confetti, indoor/outdoor vuurwerk, wierook en/of elke vorm van decoratie waarbij vuur te pas komt is ten strengste verboden. Odeveld heeft vuurschalen ter beschikking die kunnen gebruikt worden door de klant, dit enkel met inachtname van alle veiligheidsregels en waarbij de persoon die de vuurschaal bedient verantwoordelijk is voor de goede bediening ervan. Het is ten strengste verboden dat de vuurschalen door een persoon onder invloed worden bediend. Er wordt een emmer water voorzien naast de vuurschalen, zodat meteen kan ingegrepen worden indien nodig. Elke inbreuk of poging tot inbreuk op bovenstaande vermeldingen inzake brandveiligheid zal resulteren in de onmiddellijke stopzetting van de activiteit. De huurprijs, voorschotten en het verbruik zal ook bij stopzetting opeisbaar zijn. 

20. Verzekeringen 

Odeveld beschikt over een brandverzekering conform de wetgeving voor locaties. Daarnaast beschikt Odeveld ook over de reguliere BA-uitbating. De klant dient Odeveld echter te vrijwaren voor alle risico’s en schade die voor, tijdens of na een evenement ontstaan zijn door zijn eigen toedoen, door toedoen van een gast of door een derde die voor rekening van de klant werkt. De klant dient zelf de nodige verzekeringen af te sluiten: ongevallenverzekering, burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering…